Czy zauważyłeś, że teczki biznesowe, papiery i dokumenty zaczęły przejmować Twoje biuro? A może szybko brakuje Ci miejsca do przechowywania z powodu tych przedmiotów? Jeśli tak, to najwyższy czas zacząć myśleć o skorzystaniu z magazynu self-storage do przechowywania dokumentów.

Przechowywanie ważnych dokumentów w magazynach samoobsługowych pomaga zmniejszyć bałagan w biurze, jednocześnie zwiększając wydajność i przestrzeń roboczą.

Wybierz bezpieczny obiekt do przechowywania dokumentów

Kiedy jesteś gotowy, aby wybrać miejsce do przechowywania swoich dokumentów, musisz wybrać taki, który znajduje się w pobliżu Twojej rzeczywistej lokalizacji firmy. W końcu, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał uzyskać dostęp do tych dokumentów w przyszłości, ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, to przejechać przez całe miasto.

Przechowując dokumenty biznesowe, najlepiej wybrać obiekt z klimatyzacją. Dzięki kontroli klimatu możesz chronić dokumenty, które mogą zostać uszkodzone w wyniku ekstremalnych warunków pogodowych, takich jak mróz, wilgotność lub upał. Klimatyzowane szafki do przechowywania pomagają utrzymać stałą temperaturę przez cały rok, dzięki czemu nigdy nie jest ani za zimno, ani za gorąco.

Ponieważ będziesz przechowywać dokumentację biznesową i pracowniczą, absolutnie konieczne jest wybranie magazynu, który oferuje bezpieczną lokalizację, która powinna obejmować skomputeryzowany system dostępu do bramy, mocne zamki, wejście z klawiaturą i nadzór wideo.

Chroń wszystkie swoje pliki za pomocą skrzynek do przechowywania dokumentów

Upewnij się, że masz odpowiednie rodzaje pudełek do przechowywania dokumentów, a także inne materiały do ​​przechowywania, gdy nadejdzie czas, aby spakować dokumenty. Musisz umieścić dokumenty w mocnym, solidnym kartonowym pudełku i użyć pewnego rodzaju materiału wypełniającego, aby dokumenty nie zaczęły się przesuwać, gdy są przenoszone do lub z używanego schowka. Podobnie jak w przypadku każdego innego pudełka do przechowywania, musisz upewnić się, że Twoje pudełka do przechowywania dokumentów zostały odpowiednio zabezpieczone wysokiej jakości taśmą pakową, jeśli nie będą dostępne przez pewien czas.

Wskazówki dotyczące przechowywania ważnych dokumentów

Po podjęciu decyzji, że chcesz przechowywać dokumenty biznesowe w magazynie samoobsługowym, musisz zachować kilka rzeczy podczas przygotowywania swoich pudeł. Te wskazówki są wymienione tutaj:

• • • Nie udostępniaj swojego kodu zabezpieczającego ani kluczy do jednostki, w której przechowywane są dokumenty, wielu osobom. W większości przypadków przechowywane będą pliki osobiste, do których dostęp mają tylko osoby posiadające odpowiednie uprawnienia.
    • Podczas pakowania pudełek na dokumenty należy upewnić się, że wypełniasz pudła do samej góry i dodajesz materiał wypełniający. Nie próbuj zapychać pudełek. Nie używaj także gazety jako wypełniacza, ponieważ wydruk może się ścierać na dokumentach.
    • Oszczędzaj miesięczny rachunek za przechowywanie, ponieważ możesz odliczyć koszt jednostki do przechowywania w sezonie podatkowym
    • Upewnij się, że twoje pudełka do przechowywania dokumentów nie przekraczają 30 do 50 funtów. Zapewni to łatwe przenoszenie i podnoszenie.
    • Nie zostawiaj pudełek do przechowywania dokumentów na ziemi. Zamiast tego podnieś je za pomocą kartonu, folii plastikowej, drewna lub układając pudła na paletach. Idealnym rozwiązaniem jest zastosowanie regałów na pudełka do przechowywania dokumentów.
    • Jeśli to możliwe, spróbuj użyć pudełek, które mają szczelne opakowanie dla twoich dokumentów. To ochroni je przed wszelkiego rodzaju uszkodzeniami spowodowanymi przez wodę w przypadku powodzi.
    • Umieść swoje najstarsze pliki z tyłu jednostki pamięci. Następnie umieść pilniki, które możesz potrzebować częściej, z przodu urządzenia. To samo dotyczy stosów pudełek, które zamierzasz stworzyć. Umieść najstarsze (i te, które nie będą potrzebne) blisko dołu, a nowsze dokumenty u góry stosu.
    • Pamiętaj, aby oznaczyć wszystkie pudła tym, co jest w nich. Możesz użyć systemu numerowania przechowywanych pól, które możesz następnie wymienić w arkuszu kalkulacyjnym, aby w razie potrzeby sprawdzić rzeczy. Ułatwi Ci to również znalezienie potrzebnych dokumentów, gdy nadejdzie czas.

Rozwiązania do przechowywania Twoich dokumentów

Faktem jest, że przechowując ważne dokumenty, możesz zwolnić miejsce w biurze, zachowując jednocześnie bezpieczeństwo swoich dokumentów. Dzięki temu masz pewność, że masz potrzebne informacje i nie musisz zajmować cennego miejsca w biurze na dokumenty, których nie potrzebujesz na co dzień. Zwolnij cenną przestrzeń biurową i raz na zawsze zachowaj papierowy bałagan, korzystając z funkcji samodzielnego przechowywania dokumentów.